اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چیست؟

اتوماسیون فرآیندها کسب و کار (BPA) ستفاده از فناوری برای خودکار کردن کارهای تکرار شونده روزمره است. این کار با هدایت اطلاعات به شخص مناسب در زمان مناسب از طریق قوانین و اقدامات تعریف شده توسط کاربر ، چگونگی انجام کار را تسریع می کند. BPA به سازمانها کمک می کند تا فرآیندهایی مانند پردازش کارکنان ، حسابهای قابل پرداخت ، مدیریت قرارداد و موارد دیگر را ساده کنند.

عناصر اصلی برای شناسایی فرایند اتوماسیون:

• این فرایند به سازگاری در کل سازمان نیاز دارد
• روند قابل تکرار است
• این فرآیند باید هر بار بدون خطا باشد

این فقط به جای جایگزینی کاغذ با PDF نیست - اتوماسیون فرآیند کسب و کار و ارزیابی عملکرد کارکنان با هدف کارآمدتر کردن ، ساده سازی ، ضد خطا بودن و شفاف سازی فرایندها انجام می شود. با انجام فرآیندهای خودکار ، سازمانها در وقت صرفه جویی می کنند و اطمینان حاصل می کنند که بهترین روشها برای بهبود کارایی عملیاتی اجرا می شود. در زیر سه فرآیند مشترک تجاری و چگونگی تحولات مثبت سازمان ها از طریق اتوماسیون آورده شده است:

HR Onboarding

چالش فرآیند: دانشکده متعهد به ابتکاری شد که تا سال 2025 تعداد ثبت نام را بیش از 65 درصد افزایش می دهد. این بدان معنی است که کالج برای مدیریت هجوم دانشجویان ضمن کاهش هزینه ها به استخدام کارمندان جدید احتیاج دارد. فرایند پردازش HR میراثی ، کاغذ محور و زمان بر بود. اگر دانشکده قصد داشت هدف خود را برآورده کند ، لازم است ناکارآمدی ها را از بین ببرد و بورد کارکنان را ساده کند.

نمونه ای از چگونگی A&M تگزاس با استفاده از اتوماسیون فرآیند تجاری Laserfiche ، HR را هنگام سوارکاری بهبود بخشید.

اتوماسیون پردازش و مدیریت منابع انسانی با استفاده از Laserfiche ، کالج مهندسی را قادر می سازد بیش از 3400 کارمند را در مدت کمی بیش از یک سال استخدام کند. سایر بخشها نیز مهندسی مجدد فرایندهای خود و به اشتراک گذاشتن موفقیت ها در سطح دانشگاه را آغاز کرده اند. سیستم جدید فرهنگ جدیدی از همکاری و نوآوری را برای کارآمدترین فرایندهای ممکن ایجاد کرده است.

حسابهای قابل پرداخت

مثال: شهر بوکا راتن

چالش فرآیند: روند پرداخت حسابهای شهر بوکا راتون بسیار متکی به فاکتورهای کاغذی و نسخه هایی بود که به صورت دستی مسیریابی می شوند. گاهی اوقات نسخه های کاغذی روی میز شخصی بی جا می شوند یا به تأخیر می افتند و این امر منجر به فاکتورهای پرداخت نشده و ناراحتی فروشندگان می شود. پیگیری کارهای اداری و پاسخگویی به تماس های تلفنی فروشندگان ، وقت کارمندان را می گرفت که می توانست بهتر در جاهای دیگر سپری شود.

شهر بوکا راتن ، FL با استفاده از اتوماسیون فرآیند تجارت ، روند کار خود را بهبود بخشید.

این شهر با اتوماسیون خود کلیه فاکتورها را از لحظه دریافت از طریق پرداخت نهایی ردیابی می کند. این شهر ضمن افزایش رضایت مشتری در نتیجه فرایند سریعتر و کارآمد ، به طور قابل توجهی خطاهای پردازش را کاهش داد.

مدیریت قرارداد

مثال: هایفر اینترنشنال

چالش روند: Heifer International قصد دارد تا سال 2020 4 میلیون خانواده را از فقر خارج کند. برای این منظور ، سازمان غیرانتفاعی نیاز به افزایش کارایی و تسهیل همکاری آسان بین تیم ها و شرکای خود در سراسر جهان داشت. با اسنادی که از 70 سال کار ساخته شده و صدها قرارداد نیاز به بازبینی در هر پروژه دارد ، هایفر باید اطلاعات را متمرکز کرده و فرآیندهای مدیریت قرارداد را برای کمک به افراد بیشتر سریع تر انجام دهد.

اعضای تیم هایفر در سراسر جهان اکنون می توانند در پروژه هایی که به خانواده ها کمک می کند - اعم از آرکانزاس یا نپال - همکاری کنند. بررسی قراردادهای حقوقی ساده شده و اجرای پروژه ها از جمله تحویل غذا و لوازم را تسریع می کند. هایفر همچنان بیشتر عملیات پشت دفتر را شناسایی می کند که می تواند با کارآیی بیشتر و آزاد کردن منابع برای ابتکارات برنامه باشد.

آماده هستید تا درباره فناوری BPA بیشتر بدانید؟ این راهنمای رایگان را بارگیری کنید تا یاد بگیرید چگونه اتوماسیون فرآیند کارایی محل کار را بهبود می بخشد و باعث صرفه جویی در وقت و منابع در کل شرکت می شود.