گزارش مدیریتی وسیله ای برای انتقال اطلاعات ضروری از سطوح بالا به سطوح پایین مدیریت است. این شامل حقایق و داده های مهم است که از طریق ابزارهای نوشتاری، شفاهی و بصری (نمودارها، نمودارها و نمودارهای دایره ای) ارائه می شود.
از طریق داده های مالی و غیر مالی یک دوره مشخص، بینشی در مورد پیشرفت بخش ارائه می دهد. ارائه به موقع گزارش ها به مدیران در وظایف مدیریتی مانند:
- برنامه ریزی
- سازماندهی
- کارگردانی
- تصمیم گیری
- کنترل و غیره
این گزارش‌ها با ارزیابی مداوم، استفاده از زمان را به حداکثر می‌رسانند. واریانس (در صورت وجود) بین عملکرد واقعی و برنامه ریزی شده/بودجه شده در فواصل زمانی منظم را برجسته می کند و بر این اساس اقدامات اصلاحی را اعمال می کند. همچنین، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) کسب و کار را ردیابی می کند.
روشهای گزارشگری مدیریت
ابزارهای مختلفی برای ارائه گزارش مدیریتی وجود دارد. انتخاب روش گزارش دهی بر اساس نوع، اندازه و ماهیت داده ها است. از طریق وسایل ارتباطی نوشتاری، شفاهی و بصری بیان می شود. در زیر به اختصار به این موارد پرداخته می شود:
گزارش های مکتوب
در این روش گزارش در قالب بیانیه و نسبت تهیه و ابلاغ می شود. بیشتر به موارد زیر تقسیم می شود:
- صورت‌های مالی رسمی: این صورت‌ها داده‌های بزرگ را برای مقاصد مقایسه به شکل ساده‌شده تبدیل می‌کنند.
- جداول: گزارش ها به صورت جدولی تهیه می شوند که عملکرد فعلی و برنامه ریزی شده بخش های مختلف مانند فروش، تولید و غیره را نشان می دهد.
- نسبت ها: انواع مختلف نسبت های مالی با توجه به هدف محاسبه می شوند. آنها برای تجزیه و تحلیل بیشتر و نمایش داده ها استفاده می شوند.
گزارش های شفاهی
مدیران می توانند جلسات، بحث های گروهی، کنفرانس ها و غیره را برای تصمیم گیری برگزار کنند. این شکل از گزارش را نمی توان در زمان اتخاذ تصمیمات حیاتی در نظر گرفت. برای مدیریت داخلی، تشکیل خط مشی و مسائل مربوط به تیم استفاده می شود.
گزارش های تصویری
داده ها به صورت گرافیکی نشان داده شده است. این گزارش ها به راحتی قابل درک، تجزیه و تحلیل و از نظر بصری جذاب هستند. می توان آن را از طریق ارائه کرد:
- نمودارها
- نمودارهای پای
- آمار
- نمودارهای نواری
- نمودارهای جریان و غیره
انواع گزارش های مدیریتی
همانطور که در بالا توضیح داده شد، گزارش های مدیریت با توجه به ماهیت، حجم و هدف داده ها تهیه می شود. با در نظر گرفتن سوالات زیر -
- چرا آماده می شود؟
- فرستنده کیست؟
- گیرنده کیست؟
- کدام روش برای تهیه گزارش اتخاذ شده است؟
در زیر انواع گزارش های مدیریتی که می توانند برای گزارش دهی بر اساس اهداف مختلف مورد استفاده قرار گیرند آورده شده است.
انواع گزارش مدیریت
بر اساس داده/اطلاعات:
مدیران از این گزارش ها برای شناسایی شکاف بین اهداف واقعی و بودجه استفاده می کنند. برای حفظ کارایی عملیاتی سازمان، هم برای کوتاه مدت و هم برای بلندمدت انجام می شود. بیشتر به موارد زیر تقسیم می شود:
گزارش های کنترلی: به صورت ماهانه، فصلی و سالانه برای کنترل انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی در زمینه هایی مانند فروش، درآمد و ... ارائه می شود.
گزارش های کنترلی به صورت دوره ای تهیه می شوند که می توانند به صورت زیر طبقه بندی شوند:
گزارش کنترل فعلی
گزارش های اطلاعاتی: این گزارش حوزه وسیع تری را نسبت به گزارش های کنترلی پوشش می دهد. این گزارش ها به بررسی و تحلیل آن به اطلاعات بیشتری نیاز دارند. مدیریت از این گزارش ها برای برنامه ریزی و تدوین خط مشی استفاده می کند.
گزارشهای مالی
گزارش های مالی حاوی اطلاعاتی در مورد وضعیت مالی کسب و کار است. حرکت منابع مالی برای یک دوره مشخص برآورد می شود. بیشتر به موارد زیر تقسیم می شود:
- گزارش های مالی ثابت: این گزارش وضعیت دارایی ها، بدهی ها و بدهی ها را در یک مقطع زمانی نشان می دهد. به عنوان مثال، ترازنامه.
- گزارش های مالی پویا: زمانی که تغییرات وضعیت مالی را خلاصه می کنیم، از این گزارش ها استفاده می شود.
گزارش های روند
گزارش ها بر اساس مقایسه در یک دوره زمانی ساخته می شوند. این نوع خاصی از حرکت یا روند را از طریق گرافیک نشان می دهد.
گزارش های تحلیلی
داده ها با تجزیه و تحلیل مقایسه ها با اهداف از پیش تعیین شده گزارش می شوند. به صورت افقی، بین یک یا چند شرکت یا بخش ساخته می شود.
گزارش فردی
گزارش انفرادی گزارشی است که توسط شخصی مسئول آن فعالیت خاص تهیه می شود. به عنوان مثال گزارشی توسط مدیر بخش تولید تهیه می شود.
گزارش مشترک
گزارش مشترک گزارشی است که توسط مدیران تمام بخش ها به طور مشترک تهیه می شود. به عنوان مثال، یک صورت سود و زیان برای کسب و کار با در نظر گرفتن گزارش توسط بخش تولید تهیه می شود.
- ۰۰/۱۲/۱۴